Estuaire Notaires

1. Préambule et Statut d'Officier Public

L’office notarial Estuaire Notaires - Office Notarial de l'Île de Nantes, représenté par ses notaires associés, exerce une mission de service public conférée par l'État. À ce titre, l'étude est soumise aux obligations les plus rigoureuses prévues par le Code civil, le Règlement Général sur la Protection des Données (UE 2016/679), la Loi Informatique et Libertés modifiée, ainsi que par les règles strictes de déontologie notariale et le secret professionnel institué par l'article 226-13 du Code pénal.

La présente politique a pour objet d'informer les usagers, clients et tiers de la manière dont leurs données personnelles sont collectées, authentifiées, archivées et protégées par notre office.

2. Responsable du Traitement

Le responsable du traitement des données est :

3. Finalités de la Collecte et Bases Légales

Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies et traitées pour les finalités légitimes suivantes :

• L'exercice de l'autorité publique et la rédaction des actes authentiques : instruction des dossiers d'immobilier (ventes, achats), de droit de la famille (successions, donations, régimes matrimoniaux, testaments, divorces) et de droit des affaires (constitutions de sociétés, cessions de fonds de commerce).
• L'accomplissement des formalités légales et fiscales : publication foncière auprès du Service de la Publicité Foncière, déclarations d'enregistrement fiscal, notification aux registres civils et registres du commerce (RCS).
• La lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) : respect des obligations impératives issues du Code monétaire et financier (vérification d'identité, origine des fonds).
• La gestion administrative de la relation client : prise de rendez-vous, communication sécurisée, échange de pièces justificatives et suivi comptable des études.

4. Catégories de Données Collectées

Dans le strict cadre de nos missions, l'office peut être amené à traiter :

• Données d'identification et d'état civil : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, filiation, copie des pièces officielles d'identité, situation matrimoniale.
• Coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique.
• Données patrimoniales et financières : composition du patrimoine mobilier et immobilier, comptes bancaires (RIB), relevés hypothécaires, avis d'imposition, bilans financiers.
• Données familiales : contrats de mariage, actes de naissance, livrets de famille, actes de décès, conventions de divorce.

5. Secret Professionnel et Destinataires des Données

Les données recueillies sont couvertes par le secret professionnel le plus strict. Elles ne peuvent être transmises qu'aux tiers légalement habilités dans le cadre strict de l'exécution de la mission notariale :

• Les administrations publiques et judiciaires habilitées (Direction Générale des Finances Publiques, Services de la Publicité Foncière, greffes des tribunaux, caisses de retraite, collectivités territoriales).
• Les organismes professionnels du notariat (Conseil Supérieur du Notariat, Chambre Interdépartementale des Notaires, bases de données immobilières notariales comme PERVAL/BIEN).
• Les partenaires légaux et professionnels intervenant au dossier (notaires confrères, experts-comptables, géomètres-experts, banques et syndics de copropriété).
• Les sous-traitants techniques certifiés du notariat (éditeurs de logiciels métier agréés, hébergeurs certifiés données de santé et coffres-forts électroniques notariaux).

6. Durée de Conservation des Données et des Minutes

En vertu des dispositions légales régissant la profession notariale :

• Les actes authentiques et leurs annexes (les minutes) : sont conservés par l'office notarial pendant une durée légale obligatoire de 75 ans (ou 100 ans lorsque l'acte concerne un mineur), avant d'être versés aux Archives Départementales compétentes pour conservation historique perpétuelle.
• Les dossiers de travail et correspondances : sont conservés pendant toute la durée du traitement de l'opération, puis archivés pendant 5 à 10 ans suivant la clôture définitive du dossier, conformément aux délais légaux de prescription civile et commerciale.
• Les pièces relatives à la lutte anti-blanchiment (LCB-FT) : sont rigoureusement conservées pendant 5 ans à compter de la clôture des opérations.

7. Vos Droits au Titre du RGPD

Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès et de communication : vous pouvez solliciter la communication des données vous concernant.
• Droit de rectification : vous pouvez exiger la mise à jour ou la correction de données inexactes.
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : ce droit ne peut toutefois s'exercer à l'encontre des actes authentiques et minutes dont la conservation découle d'une obligation légale d'ordre public d'archivage.
• Droit à la limitation du traitement : dans les situations autorisées par la loi.
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à certains traitements non imposés par une loi ou par la confection d'un acte officiel.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous possédez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle nationale : la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés - 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris - cnil.fr).

8. Sécurité et Intégrité des Systèmes

L'office notarial Estuaire Notaires déploie des mesures techniques et organisationnelles de premier ordre conformes aux préconisations du Conseil Supérieur du Notariat : réseaux privés virtuels sécurisés (VPN notarial), signature électronique certifiée qualifiée (carte Real), chiffrement renforcé des transferts de fichiers et contrôles stricts des habilitations d'accès.